Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Elterngeld AI (der „Dienst"). Der Dienst hilft Eltern dabei, den amtlichen Antrag auf Elterngeld auszufüllen, und erzeugt daraus das ausgefüllte Formular des jeweiligen Bundeslands.

I. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

VDB Digital GmbH
Ursula-Flick-Straße 9A
49076 Osnabrück
E-Mail: [Adresse]

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse); für Gesundheitsdaten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die konkrete Speicherdauer ist bei der jeweiligen Verarbeitung angegeben.

3. Verschlüsselung deiner Antragsdaten

Sämtliche Antworten, die du im Antrag gibst, werden vor dem Speichern in der Datenbank verschlüsselt (AES-256-GCM, anwendungsseitige Verschlüsselung über Active Record Encryption). Der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank in der Anwendungskonfiguration. Wer Zugriff auf einen Datenbank-Auszug erlangt, sieht dort keine Klartext-Antworten. Die Übertragung zwischen deinem Gerät und dem Dienst erfolgt ausschließlich über TLS.

4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Der amtliche Elterngeldantrag verlangt an mehreren Stellen Angaben, die Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO sind. Dazu gehören unter anderem: eine Behinderung des Kindes oder eines Geschwisterkindes, eine Frühgeburt, der Bezug von Mutterschaftsleistungen, Kranken- oder Krankentagegeld, eine schwangerschaftsbedingte Erkrankung sowie Angaben zur Krankenversicherung.

Diese Angaben verarbeiten wir ausschließlich auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die du bei der Registrierung erteilst. Ohne diese Einwilligung können wir den Antrag nicht ausfüllen, weil das amtliche Formular die Angaben verlangt. Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Der Widerruf führt dazu, dass wir den Antrag nicht weiter bearbeiten können.

II. Bereitstellung der Anwendung

1. Hosting und Server-Logfiles

I. Beschreibung und Umfang: Bei jedem Aufruf erfasst unsere Infrastruktur automatisiert Daten des aufrufenden Geräts: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge sowie Browser-Typ und -Version. Der Dienst wird auf Infrastruktur von Heroku (Salesforce, Inc.) in der EU-Region betrieben; die zugrunde liegenden Rechenzentren stehen in Irland. Die Datenbank liegt in derselben Region. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

II. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

III. Zweck: Auslieferung und Stabilität des Dienstes, Systemsicherheit, Abwehr von Missbrauch und Angriffen sowie Fehleranalyse. Darin liegt auch unser berechtigtes Interesse.

IV. Dauer der Speicherung: Logfiles werden automatisiert nach kurzer Zeit gelöscht, in der Regel nach wenigen Tagen.

V. Widerspruchsmöglichkeit: Die Erfassung ist für den Betrieb zwingend erforderlich; ein Widerspruch ist insoweit nicht möglich.

2. Cookies und lokale Speicherung

I. Beschreibung und Umfang: Der Dienst setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie für deinen Login und ein Cookie zum Schutz vor Formularfälschung (CSRF). Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Technologien ein, weder eigene noch fremde. Ein Einwilligungs-Banner ist deshalb nicht erforderlich.

II. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

III. Zweck: Sitzungsverwaltung und Sicherheit.

IV. Dauer der Speicherung: Das Sitzungs-Cookie endet mit der Sitzung oder beim Abmelden.

V. Widerspruchsmöglichkeit: Du kannst Cookies in deinem Browser löschen oder blockieren. Ohne sie ist eine Anmeldung nicht möglich.

III. Konto und Antrag

1. Registrierung und Konto

I. Beschreibung und Umfang: Für die Nutzung legst du ein Konto an. Dabei erheben wir deinen Vornamen, deine E-Mail-Adresse und ein Passwort, das ausschließlich als kryptografischer Hashwert gespeichert wird. Zusätzlich halten wir den Zeitpunkt deiner Einwilligung fest. Technisch protokolliert werden außerdem Anzahl und Zeitpunkt deiner Anmeldungen sowie die dabei verwendete IP-Adresse.

II. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für den Nachweis der Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

III. Zweck: Bereitstellung des Kontos, Zuordnung deiner Anträge, Zugangssicherheit.

IV. Dauer der Speicherung: Bis zur Löschung deines Kontos. Den Nachweis der Einwilligung bewahren wir darüber hinaus für die Dauer der Verjährungsfristen auf.

V. Widerspruchsmöglichkeit: Du kannst dein Konto jederzeit unter „Mein Konto" selbst löschen. Damit werden auch alle zugehörigen Anträge und Antworten gelöscht.

2. Deine Angaben im Antrag

I. Beschreibung und Umfang: Im geführten Antrag beantwortest du die Fragen des amtlichen Formulars deines Bundeslands. Umfang und Inhalt gibt das Formular vor. Erfasst werden je nach Lebenslage unter anderem: Name, Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift von dir, dem anderen Elternteil und dem Kind, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Steueridentifikationsnummer, Angaben zur Krankenversicherung, Einkommensangaben und Erwerbstätigkeit vor und nach der Geburt, Angaben zu weiteren Kindern im Haushalt, Bankverbindung sowie die Planung der Elterngeldmonate. Gesundheitsbezogene Angaben behandeln wir gesondert, siehe Abschnitt I.4.

Auch Daten des anderen Elternteils werden erfasst, weil das Formular sie verlangt. Bitte hole vorab dessen Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung ein.

II. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für gesundheitsbezogene Angaben zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

III. Zweck: Ausfüllen des amtlichen Antragsformulars und Erzeugung der druckfertigen Fassung.

IV. Dauer der Speicherung: Bis zur Löschung des Antrags oder deines Kontos durch dich. Wir löschen Anträge nicht automatisch, damit du sie später erneut herunterladen oder fortsetzen kannst.

V. Widerspruchsmöglichkeit: Du kannst einzelne Anträge oder dein gesamtes Konto jederzeit selbst löschen.

3. Erzeugung des ausgefüllten Formulars

I. Beschreibung und Umfang: Aus deinen Antworten erzeugen wir das ausgefüllte PDF des amtlichen Formulars. Die Erzeugung läuft vollständig auf unserer eigenen Infrastruktur ab. Ein externer Dienstleister ist daran nicht beteiligt, deine Antworten verlassen den Dienst dabei nicht.

II. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

III. Zweck: Erfüllung des Vertrags.

IV. Dauer der Speicherung: Das PDF wird bei jedem Download neu erzeugt und nicht dauerhaft gespeichert.

V. Widerspruchsmöglichkeit: Entfällt, da die Erzeugung Kern der vertraglichen Leistung ist.

4. Nachweise und Anlagen

I. Beschreibung und Umfang: Der Dienst nimmt derzeit keine Dokumenten-Uploads entgegen. Die erforderlichen Nachweise legst du dem ausgedruckten Antrag selbst bei; welche das sind, zeigen wir dir am Ende als Liste an. Sollte die Upload-Funktion künftig aktiviert werden, aktualisieren wir diese Erklärung vorher.

II. Rechtsgrundlage: Entfällt.

III. Zweck: Entfällt.

IV. Dauer der Speicherung: Entfällt.

V. Widerspruchsmöglichkeit: Entfällt.

IV. Eingesetzte Dienste

1. Erklär-Assistent „Joey" (Anthropic)

I. Beschreibung und Umfang: Zu jeder Frage kannst du eine Rückfrage stellen. Die Antwort erzeugt ein Sprachmodell von Anthropic PBC (USA). An den Dienst übermittelt werden ausschließlich: der Name deines Bundeslands, die Bezeichnung des Abschnitts, der Wortlaut der Frage samt Behördenformulierung und Hinweistext sowie der Text, den du selbst in das Chatfeld eingibst.

Deine Antworten aus dem Antrag werden nicht übermittelt. Der Assistent kennt die Frage, vor der du stehst, aber nicht, was du dort oder an anderer Stelle eingetragen hast. Bitte gib im Chatfeld keine personenbezogenen Daten ein, sie werden andernfalls Teil der Anfrage.

Anthropic PBC hat seinen Sitz in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Trotz dieser Garantien lässt sich ein Zugriff durch US-Behörden nicht vollständig ausschließen.

II. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Übermittlung in ein Drittland Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

III. Zweck: Erklärung der Antragsfragen in verständlicher Sprache.

IV. Dauer der Speicherung: Der Chatverlauf wird bei uns nicht dauerhaft gespeichert. Zur Aufbewahrung beim Anbieter siehe dessen Datenschutzhinweise.

V. Widerspruchsmöglichkeit: Die Nutzung des Chats ist freiwillig. Der Antrag lässt sich vollständig ohne ihn ausfüllen.

2. Zahlungsabwicklung (Stripe)

I. Beschreibung und Umfang: Die Bezahlung wickelt Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) ab. Beim Bezahlvorgang wirst du auf eine Seite von Stripe weitergeleitet. Deine Zahlungsdaten gibst du dort direkt ein, sie erreichen uns zu keinem Zeitpunkt. Wir erhalten von Stripe die Bestätigung der Zahlung, eine Vorgangskennung und den Betrag. An Stripe übermitteln wir deine E-Mail-Adresse und den Verwendungszweck.

II. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung der Zahlungsbelege Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

III. Zweck: Abwicklung der Zahlung und Freischaltung des Downloads.

IV. Dauer der Speicherung: Zahlungsbelege bewahren wir entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf, in der Regel zehn Jahre.

V. Widerspruchsmöglichkeit: Ohne Zahlung ist der Download nicht möglich; ein Widerspruch würde den Vertrag undurchführbar machen.

3. E-Mail-Versand (Resend)

I. Beschreibung und Umfang: Für den Versand von E-Mails nutzen wir Resend (Plus Five Five, Inc., USA). Übermittelt werden deine E-Mail-Adresse, dein Vorname sowie der Inhalt der jeweiligen Nachricht. Wir versenden: eine Begrüßung nach der Registrierung, eine Erinnerung, wenn ein Antrag längere Zeit unfertig liegt, und die Bestätigung deiner Zahlung. Werbliche E-Mails versenden wir nicht.

Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

II. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene Nachrichten, lit. f für die Erinnerung an einen unfertigen Antrag; für die Drittlandübermittlung Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

III. Zweck: Kommunikation über deinen Antrag und dein Konto.

IV. Dauer der Speicherung: Versandprotokolle beim Anbieter nach dessen Fristen; bei uns speichern wir den Inhalt der Nachrichten nicht gesondert.

V. Widerspruchsmöglichkeit: Der Erinnerungsmail kannst du jederzeit widersprechen (Kontakt siehe Abschnitt I.1). Nachrichten zu Vertrag und Zahlung sind für die Durchführung erforderlich.

4. Anmeldung über Google

I. Beschreibung und Umfang: Der Dienst kann eine Anmeldung über ein Google-Konto anbieten. Diese Funktion ist derzeit nicht aktiv; die Anmeldung erfolgt ausschließlich mit E-Mail-Adresse und Passwort. Wird sie aktiviert, erhalten wir von Google Ireland Ltd. deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und eine Kennung deines Kontos. Wir aktualisieren diese Erklärung, bevor die Funktion freigeschaltet wird.

II. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

III. Zweck: Vereinfachte Registrierung und Anmeldung.

IV. Dauer der Speicherung: Wie beim Konto, Abschnitt III.1.

V. Widerspruchsmöglichkeit: Die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort steht immer zur Verfügung.

V. Empfänger deiner Daten

Deine Daten geben wir nur weiter, soweit es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Empfänger sind ausschließlich:

Salesforce, Inc. (Heroku) - Betrieb der Anwendung und der Datenbank, EU-Region
Anthropic PBC - Erklär-Assistent, nur Fragetext und deine Chat-Eingabe, USA
Stripe Payments Europe Ltd. - Zahlungsabwicklung, Irland
Plus Five Five, Inc. (Resend) - E-Mail-Versand, USA

Mit allen Empfängern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Der ausgefüllte Antrag wird von uns nicht an Behörden übermittelt. Du reichst ihn selbst bei deiner Elterngeldstelle ein.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein.

VI. Deine Rechte

Dir stehen gegenüber uns die folgenden Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten zu:

Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anträge auf Löschung kannst du direkt im Dienst unter „Mein Konto" umsetzen. Für alle übrigen Anliegen genügt eine Nachricht an die in Abschnitt I.1 genannte Adresse.

Unabhängig davon steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

VII. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der Dienst füllt das Formular mit deinen Angaben aus und trifft keine Entscheidung über deinen Anspruch. Diese trifft allein die Elterngeldstelle.

VIII. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die Verarbeitung ändert, etwa durch neue Funktionen oder einen Wechsel der Dienstleister. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.